院 辦 吳洪儒

　　摘要：

　　醫(yī)院辦公室是醫(yī)院的一個重要樞紐部門、服務(wù)部門，是醫(yī)院內(nèi)外聯(lián)系的重要窗口，體現(xiàn)著醫(yī)院的形象與管理水平。辦公室的基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為科室服務(wù)、為全院職工服務(wù)、為患者服務(wù)。其職能決定了其從屬及中樞的定位。辦公室人員要樹立政治意識、全局意識、服務(wù)意識和創(chuàng)新意識。做到明確分工，各司其職;團結(jié)協(xié)作，共同努力;認真細致，不出差錯;提高素質(zhì)，不斷進步。做好辦公室工作，要具有不斷創(chuàng)新的工作思路，做到工作目標創(chuàng)新，實現(xiàn)“優(yōu)質(zhì)、高效”的工作目標;觀念創(chuàng)新，強化服務(wù)意識、效益意識和科技意識;形象創(chuàng)新，樹立“熱情、文明、高效”的良好形象;服務(wù)方式創(chuàng)新，由“要我服務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;我要服務(wù)”;機制創(chuàng)新，建立和完善各項工作程序和工作標準。在今后的工作中，努力加強辦公室的管理，發(fā)揮組織協(xié)調(diào)職能，促進醫(yī)院工作有序進行;發(fā)揮督辦職能，有效促進醫(yī)院管理;發(fā)揮服務(wù)職能，當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為全院各科室提供便捷、快速的服務(wù);充分發(fā)揮不管部的作用，為全院職工服好務(wù)。

　　2006年是“十一五”規(guī)劃的開局之年，做好新時期的辦公室工作，對于我們提出了更高的要求，引發(fā)我們思考如何以全新的面貌迎接新時期的挑戰(zhàn)，如何為推進醫(yī)院的工作而努力。要做好辦公室工作，必須明確辦公室的職能、定位，明確辦公室工作的崗位要求，努力提高辦公室人員素質(zhì)，與時俱進，不斷創(chuàng)新，明確今后的努力方向，并制定出行之有效的措施。

　　一、明確辦公室的職能和定位，努力做好“四服務(wù)”。

　　醫(yī)院辦公室是醫(yī)院的一個重要樞紐部門、服務(wù)部門，承擔(dān)著對醫(yī)院內(nèi)外進行協(xié)調(diào)、溝通、上傳下達等重要工作，是醫(yī)院內(nèi)外聯(lián)系的重要窗口，體現(xiàn)著醫(yī)院的形象與管理水平。其基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為科室服務(wù)、為全院職工服務(wù)、為患者服務(wù)。我院辦公室工作主要包括公文的處理、機要通訊;院領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)事務(wù)的辦理;綜合協(xié)調(diào)、督辦;會議組織;總值班工作;信訪(接待患者，安排院領(lǐng)導(dǎo)接待日)工作;紅十字會工作;社會監(jiān)督;錄像室工作;打印復(fù)印工作;處理各種傳真、印章管理及與各大院校的聯(lián)系等。還兼有“不管部”的職能。

　　經(jīng)常有臨床科室的同志問辦公室是干什么的，也有同志認為辦公室就是監(jiān)督檢查臨床工作的，認為我們所說的“辦公室工作需要臨床及各科室的配合，辦公室是為全院各科室、職工服務(wù)的”只是一種謙虛。這些想法提示我們對于辦公室的工作也應(yīng)加大宣傳，宣傳的目的是為了讓職工了解我們的工作，使我們更好地為全院職工服務(wù)。雖然有的職工不理解辦公室的工作，但是每當他們遇到困難時，首先想到的是問辦公室，每當這時我們都感到很欣慰，辦公室愿意成為為大家解決困難的港灣，愿意承擔(dān)起“不管部”的職能。

　　辦公室的工作職能決定了它從屬及中樞的定位。被動性和服務(wù)性是辦公室工作的本質(zhì)，事務(wù)纏身、忙忙碌碌是辦公室工作的特點。在計劃性與非計劃性事務(wù)中，非計劃性事務(wù)占了很大的比例。如何在這繁雜、瑣碎的工作中提高工作質(zhì)量和效率，如何使辦公室管理更加科學(xué)和規(guī)范，對于辦公室管理人員和工作人員提出了更高的要求。

　　二、明確辦公室工作的崗位要求，努力提高辦公室人員素質(zhì)。

　　辦公室的工作從大的類別分為常規(guī)性、計劃性工作和非計劃性工作。為了有秩序、高效率地完成每一項工作，辦公室工作人員應(yīng)做到以下幾點：一是明確分工，各司其職。辦公室工作事無巨細、千頭萬緒，首先應(yīng)將各項工作明確歸類成各個具體的崗位，從事辦公室工作的每個人都應(yīng)明確自己的崗位職責(zé)，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)，敢于承擔(dān)責(zé)任。二是團結(jié)協(xié)作，共同努力。院辦的一些工作需要大家團結(jié)協(xié)作，共同完成。例如紅十字會的捐助工作，從動員到募集工作的登記、核對、上繳等，不但需要辦公室的同志齊心協(xié)力共同完成，還需要全院各科室的大力配合;會議的組織工作從會議的籌備、會議資料的準備、會場的布置、參會人員座次安排、參會人員簽到，到會議的召開、現(xiàn)場攝像、照相等，需要許多科室、許多人員的共同合作。在辦公室的工作中，非計劃性工作占了很大比例，例如遇到緊急的事情需要通過電話通知各科室，接到上級的電話或傳真有關(guān)緊急會議的通知等，需要立即處理，這時就需要發(fā)揮團結(jié)協(xié)作的精神，高效率地完成。人人都應(yīng)做到不以事小而不為，不以事雜而亂為，不以事急而盲為，不以事難而不為。三是認真細致，不出差錯。院辦的工作很瑣碎，要求耐心細致，不能出任何差錯。例如對于借出的每一張支票都應(yīng)明確其用途，記錄借出時間和歸還時間，認真核對支票號。如果出現(xiàn)差錯，勢必會給財務(wù)科的工作造成麻煩。當接到衛(wèi)生局等部門打來的電話時，不要忘記問清對方的部門及聯(lián)系電話，以便能與對方及時聯(lián)系。否則在需要回復(fù)對方時，不知道給哪個部門打電話，使工作陷入被動的局面。四是提高素質(zhì)，不斷進步。首先要不斷學(xué)習(xí)，積極要求進步，建立學(xué)習(xí)型的辦公室。其次在服務(wù)觀念上要變被動為主動，擺正工作性質(zhì)輔助性與工作要求主動性的關(guān)系。正確對待工作的計劃性與隨機性。要顧全大局，認真履行職能，搞好服務(wù)，并提高辦事能力。做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急機關(guān)之所急，幫科室之所需。在處理問題上要做到政策性與靈活性相結(jié)合，大處講原則，小處講風(fēng)格。

　　三、具有不斷創(chuàng)新的工作思路，實現(xiàn)辦公室管理規(guī)范化、科學(xué)化。

　　創(chuàng)新是辦公室永葆生機和活力的不竭動力和源泉，是提升辦公室工作層次的必由之路。要進一步規(guī)范和創(chuàng)新辦公室工作，應(yīng)在“以人為本”的前提下，從“目標、觀念、形象、方式、機制”五個方面入手。目標創(chuàng)新，就是以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)實現(xiàn)“優(yōu)質(zhì)、高效”的工作目標;觀念創(chuàng)新，就是要強化服務(wù)意識，強化效益意識，強化科技意識;形象創(chuàng)新，就是樹立“熱情、文明、高效”的良好形象;服務(wù)方式創(chuàng)新，就是由“要我服務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;我要服務(wù)”，由“一般服務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;一流服務(wù)”;服務(wù)機制創(chuàng)新，就是建立和完善各項工作程序和工作標準，做到事事有人管、人人有專責(zé)。在工作中要注重全局性，把握關(guān)鍵性，掌握時效性，提高準確性。

　　在科室的管理上要具有創(chuàng)新的觀念，實施創(chuàng)新的舉措。自從2005年我院的臨床科室實行績效考核以來，已獲得了很多寶貴的經(jīng)驗，提高了職工的積極性，使醫(yī)院取得了良好的經(jīng)濟和社會效益。對于職能部門，我院實行了由院領(lǐng)導(dǎo)和全院中層干部給職能科室及負責(zé)人打分，計算出科室的系數(shù)，與個人收入掛鉤的方法。對于科室內(nèi)職工如何進行績效考核還在探索中。辦公室的工作很瑣碎，很難對每一項工作進行量化，考核標準需進一步探索制定。在今后的工作中我們要不斷探討，爭取達到通過實行績效考核真正能調(diào)動職工的積極性，使大家勁往一處使，促進辦公室工作的目的。

　　四、采取有效措施，推進辦公室的工作。

　　第一，要探索建立和完善辦公室工作管理績效考核的辦法，真正調(diào)動大家的積極性。通過邀請有關(guān)專家來院講解有關(guān)辦公室工作的績效考核辦法，與其它職能科室共同探討等方式，早日出臺辦公室工作的績效考核辦法。

　　第二，要進一步發(fā)揮好辦公室的工作職能。發(fā)揮組織協(xié)調(diào)職能，推動全院工作有序進行;發(fā)揮督辦職能，有效促進醫(yī)院管理;發(fā)揮服務(wù)職能，當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為全院各科室提供便捷、快速的服務(wù)。充分發(fā)揮不管部的作用，為全院職工服好務(wù)。在這幾大職能中，特別要加強督辦職能。例如，辦公室的一項重要工作是處理上級的文件，一項重要職能是督促檢查，使上級的文件精神得以貫徹實施。我們在工作中發(fā)現(xiàn)，雖然工作已下達到某一科室，但該科室并未按照文件上的要求及時上報，當衛(wèi)生局電話通知我們未接到我院的報告時，深感被動。在今后的工作中，我們要加強督辦工作，對于有時間要求的工作均記錄在登記本上，通過電話、書面等方式進行督辦，協(xié)助相關(guān)科室及時做好工作。

　　第三，要加強辦公室的文化建設(shè)，創(chuàng)辦學(xué)習(xí)型辦公室。充分發(fā)揮辦公室同志的個人優(yōu)勢，通過定期舉辦講座和經(jīng)驗交流，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，使每一位辦公室人員掌握綜合技能，使辦公室工作在任何情況下都能正常運轉(zhuǎn)?？梢酝ㄟ^以下途徑：請辦公室同志及外院專家講解有關(guān)公文的處理和寫作知識，提高大家的公文處理水平及寫作水平;請辦公室負責(zé)打字的同志及院內(nèi)精通多媒體制作的同志講解幻燈片的制作和文字處理，以及多媒體的制作，使辦公室人員掌握現(xiàn)代化辦公技能;請錄像室的同志講解照相和錄像技術(shù)，做到在任何時間都能為醫(yī)院留下寶貴的資料;請辦公室的口腔醫(yī)師及相關(guān)科室醫(yī)師講解口腔常見病的知識，使辦公室人員了解有關(guān)口腔疾病的常識，更好地做好患者接待工作和解答患者的疑問;外出開會的同志回來后匯報有關(guān)的講座內(nèi)容，使大家均受益;定期組織全科同志一起經(jīng)驗交流，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時制定整改措施;定期征求院領(lǐng)導(dǎo)、各臨床、職能科室的意見，加強與各臨床、職能科室的合作，及時改進辦公室的工作。更好地為領(lǐng)導(dǎo)和全院職工服務(wù);加強信息的調(diào)研，提出建設(shè)性的意見，當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

　　總之，做好辦公室工作，要樹立政治意識、全局意識、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識。用發(fā)展的眼光要求自己，用創(chuàng)新的思路激勵自己，與時俱進，開拓創(chuàng)新。在工作作風(fēng)上培養(yǎng)“辦公室無小事”的工作責(zé)任感，培養(yǎng)“以室為家”的愛崗精神，培養(yǎng)“雷厲風(fēng)行”的辦事作風(fēng)，培養(yǎng)“爭創(chuàng)一流”的工作目標。特別提倡奉獻精神和團結(jié)協(xié)作精神。我們要把創(chuàng)建人民滿意醫(yī)院作為一個永恒的目標，為醫(yī)院的發(fā)展盡一份力量。