周 斌

　　[摘要]　我院為提高工作效率，加快科學(xué)化、信息化建設(shè)的步伐，在2004年開始推廣使用第二代辦公自動化系統(tǒng)，使醫(yī)院整體的信息傳輸、命令傳達(dá)、請示報告、專題討論等管理工作帶來了質(zhì)的改變：降低了辦公成本、提高了工作效率等等。本文就我院使用辦公自動化系統(tǒng)的情況和今后的發(fā)展方向進(jìn)行了討論，為進(jìn)一步提高辦公自動化能力，進(jìn)而提高醫(yī)院管理水平提出了新的設(shè)想。

　　[關(guān)鍵詞]　辦公自動化　OA　管理　醫(yī)院文化

　　一、背景

　　辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是70年代中期發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。是利用先進(jìn)的技術(shù)，使原本由人來具體實施的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，降低辦公成本，減少出錯率，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高管理水平的目的。

　　隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公自動化的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了革命性的變化，而在電子商務(wù)迅速發(fā)展、知識經(jīng)濟(jì)日益占據(jù)主導(dǎo)地位的今天，以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)作為組織機構(gòu)業(yè)務(wù)處理的基礎(chǔ)平臺，將發(fā)揮著越來越重要的作用。

　　二、我院自動化辦公系統(tǒng)應(yīng)用情況

　　2004年8月16日我院正式啟用OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)。兩年來，對于OA辦公系統(tǒng)，大家從陌生到熟悉，從懷疑到信任，現(xiàn)在他已經(jīng)成為我們?nèi)粘９ぷ髦斜夭豢缮俚墓ぞ咧?。這種將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式已經(jīng)完全被我院職工所接受，此系統(tǒng)的應(yīng)用對提高我院整體管理水平有著非常重要的意義。

　　北京口腔醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)嚴(yán)格意義上說屬于第二代辦公自動化系統(tǒng)，他采用Lotus Domino/Notes R5技術(shù)，系統(tǒng)簡便運行模式，面向Intranet應(yīng)用，完全支持Internet標(biāo)準(zhǔn)， B/S結(jié)構(gòu)，IE中登錄并訪問OA服務(wù)器資源?，F(xiàn)有用戶119位，高峰在線用戶29位，主要應(yīng)用的項目有：信息總匯、郵件系統(tǒng)，文件系統(tǒng)，醫(yī)院文化部分等，其中信息總匯的科室動態(tài)欄目幾乎囊括了所有一級科室和部分二級科室，共49個，完全實現(xiàn)了各科室的自主信息發(fā)布，信息的瀏覽率達(dá)到90%以上，重要信息的瀏覽率已經(jīng)達(dá)到100%。系統(tǒng)平均每天處理內(nèi)部郵件450封，每位用戶平均每天發(fā)送郵件9封，郵件交換成功率99%。文件系統(tǒng)中共有7個科室實現(xiàn)了資源上傳并分類管理，用戶下載率67%。醫(yī)院文化部分包括電子論壇(含科室文化、文體文化、攝影園地等)、各用戶界面?zhèn)€性化修改、院內(nèi)軟件資源下載等，醫(yī)院職工在此項目中能夠交流思想，展現(xiàn)特長(書法、攝影、體育等)。其它項目利用率為10%--70%不等。

　　OA辦公系統(tǒng)在我院的應(yīng)用給我們的日常管理工作帶來了質(zhì)的改變，各科室每天上班前登錄智能辦公系統(tǒng)，查看工作臺界面信息(包括會議通知、日常事務(wù)、郵件等)，進(jìn)行本科室的信息發(fā)布和網(wǎng)絡(luò)管理，已經(jīng)成為一項習(xí)慣性的工作內(nèi)容。

　　以下是對7個科室(臨床科室2個，職能科室5個)15位用戶進(jìn)行的調(diào)查內(nèi)容：人事科:人事部門每月考勤表通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報送，專業(yè)技術(shù)考試、職稱評定等內(nèi)容通過OA系統(tǒng)發(fā)布;護(hù)理部：使用OA系統(tǒng)能節(jié)省時間、人力，信息傳遞快捷，通過增加用戶(供應(yīng)室等)可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)核對牙科手機、等輔料器材數(shù)目;醫(yī)務(wù)科：OA系統(tǒng)啟用兩年來，已經(jīng)習(xí)慣了網(wǎng)絡(luò)辦公方式，網(wǎng)絡(luò)要是中斷必然影響正常工作，初步實現(xiàn)了辦公無紙化;總務(wù)科：沒有OA系統(tǒng)前，發(fā)通知要各科跑，有了辦公系統(tǒng)后只需動動鼠標(biāo)便可通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布紙面通知，比如院內(nèi)停車管理通知等;院辦：信息發(fā)布省時、省力，而且查詢文件比較方便，網(wǎng)上發(fā)布文件比較規(guī)范。沒有OA系統(tǒng)前，發(fā)布每月總值班表得發(fā)到各值班人員手中，很麻煩，而現(xiàn)在值班人員自行網(wǎng)上下載便可，方便了很多;修復(fù)科：能夠及時了解院內(nèi)發(fā)布的文件，節(jié)省各方面資源。如果把OA系統(tǒng)的網(wǎng)上審批功能繼續(xù)開發(fā)，進(jìn)一步實現(xiàn)辦公自動化，對我院的管理模式將發(fā)生重大改變;正畸科：通過郵件傳遞、資源共享等方式增強了中層干部之間的溝通，意見交換更加廣泛，幾乎每天都在開網(wǎng)絡(luò)會議。

　　三、效果

　　通過對以上我院辦公系統(tǒng)使用情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計及用戶調(diào)查內(nèi)容的了解，我們發(fā)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)在我院的應(yīng)用，的確提高了工作效率、降低了工作成本、體現(xiàn)了醫(yī)院文化、實現(xiàn)了資源共享，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

　　(一)提高工作效率

　　減少人工辦公的繁雜步驟，加快信息傳遞的周期，提高辦公人員的工作效率，避免無謂的人力資源及時間的浪費。

　　(二)降低辦公成本

　　支持無紙化辦公，大大減少日常辦公的紙張使用量，因此降低了辦公的成本。本系統(tǒng)必要模塊支持打印功能，可以將必須打印成文的文件打印出來，很好地解決了計算機管理和實際辦公之間存在差異的矛盾。

　　(三)提升對外形象

　　內(nèi)部系統(tǒng)平臺的一致性、公文流轉(zhuǎn)流程的規(guī)范化、公文處理速度的提高，高效的反應(yīng)能力等，從整體上提高了口腔醫(yī)院的辦公自動化應(yīng)用水平，將更加有利于提升醫(yī)院的對外形象和價值。

　　(四)資源共享

　　利用計算機網(wǎng)絡(luò)提供的資源共享的優(yōu)勢，將辦公、業(yè)務(wù)等信息在網(wǎng)上發(fā)布，工作人員可以方便地搜索到自己需要的信息。也可以多個用戶同時訪問同一個信息，大大提高了資源的利用率。但共享是基于安全性基礎(chǔ)之上的，任何人都不能超越自己的權(quán)限，這樣既不破壞系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，又能充分發(fā)揮姿態(tài)資源的效能。

　　(五)易用性和啟發(fā)性

　　考慮到我院工作人員擅長于本專業(yè)知識，在計算機知識方面參差不齊，所以本系統(tǒng)設(shè)計時盡量人性化、直觀化、清晰化，使用戶能方便地使用這個系統(tǒng)，并將個人知識資源融入到企業(yè)的知識資源中去，無形中提高醫(yī)院的知識財富。

　　(六)體現(xiàn)醫(yī)院個性化特色

　　系統(tǒng)從界面設(shè)計風(fēng)格到自定義功能設(shè)計構(gòu)想都從我院整體文化氛圍出發(fā)，體現(xiàn)醫(yī)務(wù)工作者的理想、信念追求、思想情操、道德規(guī)范、價值標(biāo)準(zhǔn)，反映口腔醫(yī)院的整體精神面貌，在嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公環(huán)境下不失輕松愉快的辦公氣氛，提高院內(nèi)工作人員的熱情、創(chuàng)造好的工作氛圍。

　　四、存在的問題

　　用戶反饋：

　　(一)在高峰期系統(tǒng)速度比較慢;

　　(二)日常事務(wù)(網(wǎng)上審批)項目未開發(fā);

　　(三)用戶數(shù)目應(yīng)該增加，二級科室也應(yīng)建立用戶

　　解決方案：

　　1、辦公系統(tǒng)運行的速度取決于服務(wù)器的配置、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交換能力(10M/100M/1000M)、終端計算機、系統(tǒng)訪問資源的量、交換機等。

　　我院OA服務(wù)器已于2006年7月26日完成升級，由原來的單CPU2.5G,1G內(nèi)存,72G硬盤變成現(xiàn)在的雙CPU3.06G,4G內(nèi)存,146G硬盤;網(wǎng)絡(luò)主干線傳輸速度已達(dá)千M，到達(dá)終端也有百M，在硬件上已經(jīng)沒有問題，影響系統(tǒng)運行速度主要原因，還是在于用戶的使用及資源的整理，現(xiàn)在的用戶數(shù)量是119個，每個用戶的郵箱空間平均都在90M左右，僅郵箱占用的資源空間就有11G之多，另外，兩年來，發(fā)布的信息資源總量已有13G，所以影響系統(tǒng)運行速度最大的問題在于用戶對自身帳戶的維護(hù)，及時刪除無用的郵件，這樣整個系統(tǒng)運行速度才能提高。

　　2、我院OA系統(tǒng)具備網(wǎng)上審批等日常辦公功能，受到醫(yī)院實際情況影響，此項功能還未啟用，這點將在用戶熟悉OA的基礎(chǔ)上逐漸開展，當(dāng)然需要領(lǐng)導(dǎo)重視、用戶配合，才能不斷改進(jìn)。

　　3、系統(tǒng)設(shè)計之初的用戶數(shù)量上限是50個，后來增加到120個，就目前情況來看，現(xiàn)在有用戶數(shù)量基本能滿足各科室工作需要，如有要求可通過內(nèi)部調(diào)整解決。

　　五、我院辦公自動化的發(fā)展方向

　　辦公自動化是一個過程，有其特殊性;網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)并不局限于辦公室，具有廣泛的應(yīng)用范圍，從領(lǐng)導(dǎo)到各個業(yè)務(wù)部門乃至單位的所有工作人員，幾乎人人都可能成為OA系統(tǒng)的用戶。調(diào)查顯示，目前全國的OA系統(tǒng)中，能正常使用的不超過30%，用得較好的不超過15%。我院辦公系統(tǒng)剛剛達(dá)到正常使用的水平，他的發(fā)展目標(biāo)應(yīng)該是第三代辦公自動化系統(tǒng)。

　　第三代辦公自動化系統(tǒng)強調(diào)以知識管理為核心，以公文流轉(zhuǎn)為例，它將第二代辦公自動化實現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動處理基礎(chǔ)上，為文件處理的每一個環(huán)節(jié)提供了所需要的相關(guān)知識。具體說來，第二代OA可以在網(wǎng)上自動地將待審報告?zhèn)鬟f到主任處，主任在其上簽署意見后，單擊某個按鈕，即可將簽署意見后的報告發(fā)送到下一個處理者。為了科學(xué)決策，在審批過程中，可能需要就此報告內(nèi)容征求有關(guān)意見或查閱有關(guān)文件資料，甚至需要進(jìn)入某個專業(yè)知識系統(tǒng)。由于在第二代辦公自動化系統(tǒng)中缺乏對知識的處理手段，這個過程無法自動完成。這樣任務(wù)由基于知識管理的第三代辦公自動化系統(tǒng)自動完成，換句話說，第三代OA應(yīng)該能夠自動實現(xiàn)“訪專家、查資料、找信息”的知識運用全過程。通過這樣的知識運用過程，確保每一個使用者在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變，有效提升每個用戶創(chuàng)建能力，使每個用戶能夠?qū)ζ渌幚順I(yè)務(wù)的任務(wù)和目標(biāo)能夠“知其所以然”，從而大大提高了我院的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。

　　隨著21世紀(jì)知識經(jīng)濟(jì)時代的來臨，知識已成為經(jīng)濟(jì)增長和社會發(fā)展以及企業(yè)成長的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為我院信息化建設(shè)的核心。在這種背景下，辦公自動化領(lǐng)域不可避免地孕育著一場新的革命：從以工作流程為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)，而我院的辦公系統(tǒng)也要順應(yīng)這股潮流。